Η απόφαση για τα ηλεκτρονικά τιμολόγια

Έτοιμη προς υπογραφή είναι η απόφαση για την καθιέρωση από το 2019 των ηλεκτρονικών τιμολογίων στις συναλλαγές μεταξύ επιχειρήσεων και μεταξύ ελεύθερων επαγγελματιών, το πλήρες κείμενο της οποίας παρουσιάζει το Σin.

Το κείμενο της απόφασης είναι έτοιμο και απομένουν μόνο οι υπογραφές από την υφυπουργό Οικονομικών Αικατερίνη Παπανάτσιου και τον διοικητή της ΑΑΔΕ Γιώργο Πιτσιλή.

Η απόφαση καθορίζει τις τεχνικές προδιαγραφές της εφαρμογής και συγκεκριμένα τη διαδικασία έκδοσης των ηλεκτρονικών τιμολογίων, αλλά και τη διαδικασία των φορολογικών ελέγχων επί των τιμολογίων που θα εκδίδονται από τους επιχειρηματίες.

Ακόμη καθορίζει τις προϋποθέσεις υπό τις οποίες μπορούν οι επιτηδευματίες, μετά την εφαρμογή του νέου συστήματος, να εκδίδουν χειρόγραφα τιμολόγια. Τα συγκεκριμένα όμως θα τίθενται αυτομάτως σε διαδικασία ελέγχου, ώστε να διαπιστωθεί η αυθεντικότητά τους.

Η υποχρεωτική έκδοση ηλεκτρονικών τιμολογίων, η οποία αποσκοπεί στην πάταξη του φαινομένου της διακίνησης πλαστών και εικονικών τιμολογίων, τα οποία χρησιμοποιούνται επί δεκαετίες προκειμένου να αποφύγουν φόρους εισοδήματος και ΦΠΑ, αρκετές επιχειρήσεις, καθώς αποτελεί μια από τις πιο αποτελεσματικές μεθόδους φοροδιαφυγής, αλλά μέχρι να εντοπιστούν οι παραβάτες.

Σημειώνεται ότι τα πλαστά τιμολόγια επεκτείνουν τον χρόνο της παραγραφής στα 10+1 χρόνια, για όλους τους εμπλεκόμενους.

Δηλαδή εάν εντοπιστεί ένα εικονικό τιμολόγιο σε μια επιχείρηση καλούνται για έλεγχο όλες οι εμπλεκόμενες επιχειρήσεις και δεν ισχύει η πενταετία για την παραγραφή των υποθέσεών τους.

Με απόφαση του διοικητή της ΑΑΔΕ Γιώργου Πιτσιλή προβλέπεται μεταξύ των άλλων ότι η πιλοτική εφαρμογή του μέτρου της ηλεκτρονικής τιμολόγησης θα έχει ολοκληρωθεί έως το τέλος του 2018 και όλες οι απαιτούμενες ηλεκτρονικές εφαρμογές για την πλήρη υλοποίηση του μέτρου θα έχουν τεθεί σε παραγωγική λειτουργία έως τις 31 Δεκεμβρίου 2019. Βάσει του αναθεωρημένου αυτού χρονοδιαγράμματος, από την 1-1-2020 η ηλεκτρονική τιμολόγηση θα είναι υποχρεωτική πλέον για όλες τις επιχειρήσεις και τους ελεύθερους επαγγελματίες.

Με την καθιέρωση της υποχρεωτικής «ηλεκτρονικής τιμολόγησης» θα καταργηθεί η σημερινή διαδικασία εκτύπωσης και διακίνησης των τιμολογίων σε χάρτινη μορφή για όλες τις συναλλαγές μεταξύ επιχειρήσεων και μεταξύ επιχειρήσεων και ελευθέρων επαγγελματιών.

Επίσης τα στοιχεία των τιμολογίων, θα διαβιβάζονται ταυτόχρονα και στις πληροφοριακές υποδομές της Α.Α.Δ.Ε. για άμεσο έλεγχο και διασταύρωση, ενώ σε περιπτώσεις φορολογικών ελέγχων, το έργο των αρχών διευκολύνεται τα μέγιστα.
Δηλαδή δεν θα μπορεί κάποιος να καταχωρεί στα βιβλία του πλαστό ή εικονικό τιμολόγιο ώστε να εκπέσει δαπάνες από τα ακαθάριστα έσοδά του, καθώς στα βιβλία θα γράφονται μόνο τα τιμολόγια τα οποία θα είναι μόνο ηλεκτρονικά και θα τελούν υπό τον έλεγχο της ΑΑΔΕ.

Όπως έχει επισημάνει το Σin, σε ότι αφορά στην υποχρεωτική «ηλεκτρονική τιμολόγηση» το project του υπουργείου Οικονομικών και της ΑΑΔΕ προβλέπει τριών ειδών διασταυρώσεις επί των ηλεκτρονικών τιμολογίων και συγκεκριμένα:

1. Το πρώτο στάδιο θα είναι η λήψη από την αρμόδια υπηρεσία της ΑΑΔΕ, των συναλλαγών και ο πρώτο έλεγχος της ορθότητας των στοιχείων.
2. Το δεύτερο στάδιο θα προβλέπει την επιβεβαίωση της συναλλαγής μεταξύ των αντισυμβαλλόμενων, εάν δηλαδή και οι δύο έχουν δηλώσει τα ίδια στοιχεία για την ίδια συναλλαγή.
3. Το τρίτο στάδιο ελέγχου προβλέπει την επιβεβαίωση της πληρωμής της συναλλαγής, με την μεταφορά του ποσού της αξίας μέσω των τραπεζών με τις οποίες συνεργάζονται οι συναλλασσόμενοι.

Ολόκληρη η απόφαση

ΘΕΜΑ: «Διαδικασίες έγκρισης και ανάκλησης άδειας καταλληλότητας Υπηρεσιών Παρόχου για την Ηλεκτρονική Έκδοση Στοιχείων (Υ.ΠΑ.Η.Ε.Σ). Υποχρεώσεις παρόχων υπηρεσιών ηλεκτρονικής έκδοσης στοιχείων»

ΑΠΟΦΑΣΗ
Η Υφυπουργός Οικονομικών
Έχοντας υπόψη:
Τις διατάξεις
1.     Της παραγράφου 16 του άρθρου 12 του ν. 4308/2014 (Α’251),όπως ισχύει.
2.     Των άρθρων 8, 12, 15 και 40 του ν. 4308/2014 (Α’ 251), όπως ισχύουν.
3.     Του Π.Δ. 111/2014 (Α’ 178) «Οργανισμός του Υπουργείου Οικονομικών».
4.     Της αριθμ. Δ.ΟΡΓ.Α 1036960 ΕΞ2017/10-3-2017 (ΕΓ 968 και 1238) απόφασης του Διοικητή της Ανεξάρτητης Αρχής Δημοσίων Εσόδων «Οργανισμός της Ανεξάρτητης Αρχής Δημοσίων Εσόδων (Α.Α.Δ.Ε.)» , όπως τροποποιήθηκε, συμπληρώθηκε και ισχύει.
5.     Των άρθρων 13 έως 15 του ν. 2690/1999 (Α’45) «Κύρωση του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας και άλλες διατάξεις», όπως ισχύει.
6.     Της ΠΟΑ 1068/24-3-2015 (Β’ 497) απόφασης της Γενικής Γραμματέως της Γενικής Γραμματείας Δημοσίων Εσόδων «Διαδικασίες έγκρισης και ανάκλησης Φ.Η.Μ. Υποχρεώσεις κατόχων άδειας καταλληλότητας Φορολογικών Ηλεκτρονικών Μηχανισμών (Φ.Η.Μ.), πωλητών Φ.Η.Μ. πιστοποιημένων τεχνικών Φ.Η.Μ., κατόχων – χρηστών Φ.Η.Μ.», σε συνδυασμό με την υποπαράγραφο γ’της παρ. 3 του άρθρου 41 του ν. 4389/2016.
7.     Της ΠΟΑ 1220/13.12.2012 (Β’ 3517) απόφασης του Υπουργού Οικονομικών του «Κωδικοποίηση – Συμπλήρωση τεχνικών προδιαγραφών φορολογικών ηλεκτρονικών μηχανισμών και συστημάτων. Διαδικασίες χρήσης και λειτουργίας τους. Προδιαγραφές αποστελλομένων αρχείων στην Γ.Γ.Π.Σ.»
8.     Της ΥΑ/4002425/0742/0030/2009 (Β’337) απόφασης του Υφυπουργού Οικονομίας και Οικονομικών «Ελάχιστες προϋποθέσεις Αποδοχής Παρόχων Υπηρεσιών Πιστοποίησης (ΠΥΠ) που θα εκδίδουν και θα διαχειρίζονται ψηφιακά πιστοποιητικά αποδεκτά από το Υπουργείο Οικονομίας και Οικονομικών (ΥΠ.Ο.Ο.) για χρήση στις ηλεκτρονικές του εφαρμογές».
9.     Το αριθ. πρωτ: Δ30Β4008733/1-3-2013 έγγραφο του Προϊσταμένου της Γενικής Διεύθυνσης ΚΕ.Π.Υ.Ο. με θέμα «Ορισμός πρωτοκόλλου επικοινωνίας του Λογισμικού Υποστήριξης των ΕΑΦΔΣΣ και των Φ.Η.Μ. νέων προδιαγραφών με την Γ.Γ.Π.Σ.. Διευκρινήσεις για τα αποστελλόμενα αρχεία».
10.     Την αριθ. ΥΠΟΙΚ 0010218 ΕΞ 2016/14-11-2016    (Β’3696) απόφαση του Πρωθυπουργού και του Υπουργού Οικονομικών «Ανάθεση αρμοδιοτήτων στην Υφυπουργό Οικονομικών Αικατερίνη Παπανάτσιου».
11.     Το γεγονός ότι, από τις διατάξεις της απόφασης αυτής, δεν προκαλείται δαπάνη σε βάρος του Κρατικού Προϋπολογισμού.
Αποφασίζουμε

Άρθρο 1
1.1.     Συνιστάται στην Ανεξάρτητη Αρχή Δημοσίων Εσόδων (Α.Α.Δ.Ε.) επταμελής Επιτροπή Ελέγχου Καταλληλότητας «Υπηρεσιών Παρόχου για την Ηλεκτρονική Έκδοση Στοιχείων» «Υ.ΠΑ.Η.Ε.Σ». (στο εξής αναφέρεται ως «Επιτροπή»), με αρμοδιότητα την έγκριση και χορήγηση άδειας καταλληλότητας Υ.ΠΑ.Η.Ε.Σ.
1.2.     Η Επιτροπή απαρτίζεται: α) από τρείς (3) υπαλλήλους της Α.Α.Δ.Ε. του κλάδου ΠΕ Πληροφορικής, β) δύο (2) εκπροσώπους Α.Ε.Ι. (μέλη Δ.Ε.Π.), με ειδίκευση στην Πληροφορική, γ) έναν (1) εκπρόσωπο του Συνδέσμου Επιχειρήσεων και Βιομηχανιών (ΣΕΒ) και έναν (1) εκπρόσωπο του Συνδέσμου Επιχειρήσεων Πληροφορικής & Επικοινωνιών Ελλάδας (ΣΕΠΕ).
Εκ των τριών (3) υπαλλήλων που συμμετέχουν στην Επιτροπή, ένας (1) είναι ο Προϊστάμενος της Διεύθυνσης Υποστήριξης Ηλεκτρονικών Υπηρεσιών (Δ.ΥΠ.ΗΛ.Υ.), ως Πρόεδρος, με αναπληρωτή τον νόμιμο αναπληρωτή του στη Διεύθυνση και ένας (1) ο Προϊστάμενος του Τμήματος Ε’ – Συστημάτων Διασφάλισης Ηλεκτρονικών Εμπορικών Συναλλαγών, με αναπληρωτή υπάλληλο της ίδιας Διεύθυνσης που υποδεικνύεται από τον Προϊστάμενο αυτής.
1.3     Στην αρμοδιότητα της Επιτροπής εμπίπτει και η ανάκληση άδειας καταλληλότητας, καθώς και η απαγόρευση περαιτέρω χρήσης Υ.ΠΑ.Η.Ε.Σ. σε περίπτωση που εντοπιστούν προβλήματα στη λειτουργία, στο σχετιζόμενο λογισμικό ή στον τρόπο αποθήκευσης και επεξεργασίας των στοιχείων. Η Επιτροπή λαμβάνει όλα τα απαραίτητα μέτρα δημοσιοποίησης της απόφασης ανάκλησης αδείας καταλληλότητας παρόχου και ορίζει το χρονικό διάστημα πέραν του οποίου απαγορεύεται η περαιτέρω χρήση της υπόψη αδείας. Ο πάροχος ενημερώνει τους χρήστες των υπηρεσιών του για την απόφαση αυτή.
1.4     Κάθε Υ.ΠΑ.Η.Ε.Σ. ταυτοποιείται από συνδυασμό (τριών) 3 κεφαλαίων γραμμάτων που σχετίζονται με τον αριθμό έγκρισης της άδειας καταλληλότητας. Κάθε οντότητα-χρήστης Υ.ΠΑ.Η.Ε.Σ. συνάπτει συμβόλαιο με τον πάροχο-κάτοχο της άδειας καταλληλότητας, το οποίο ταυτοποιείται μοναδικά από τα τρία (3) κεφαλαία γράμματα της άδειας καταλληλότητας και οκτώ (8) αριθμούς χωρίς ενδιάμεσα κενά.
1.5. Η έγκριση άδειας καταλληλότητας Υ.ΠΑ.Η.Ε.Σ. είναι απαραίτητη προϋπόθεση για την παροχή υπηρεσιών παρόχου ηλεκτρονικής έκδοσης παραστατικών πωλήσεων.

Άρθρο 2 Έκδοση παραστατικών πωλήσεων μέσω παροχών

Σύμφωνα με τον ορισμό που δίνεται στο παράρτημα Α του ν.4308/2014: «Ως πάροχος υπηρεσιών ηλεκτρονικής έκδοσης παραστατικών πωλήσεων νοείται η οντότητα η οποία κατόπιν εντολής άλλης οντότητας (υπόχρεη οντότητα) εκδίδει με την χρήση ηλεκτρονικών μέσων και σύμφωνα με τις διατάξεις της εκάστοτε ισχύουσας νομοθεσίας, παραστατικά πωλήσεων για λογαριασμό της υπόχρεης οντότητας. Τα εν λόγω παραστατικά πωλήσεων μπορούν να διαβιβάζονται κατ’ ευθείαν στους αποδέκτες τους από τον πάροχο ή να παραδίδονται στην υπόχρεη οντότητα. Ο πάροχος μπορεί, κατόπιν συμφωνίας με την υπόχρεη οντότητα, να αναλαμβάνει την αρχειοθέτηση και φύλαξη αντιγράφων των σχετικών παραστατικών για λογαριασμό της υπόχρεης οντότητας με ασφαλή τρόπο.»
Ο «πάροχος ηλεκτρονικής έκδοσης παραστατικών πωλήσεων» ή ο «πάροχος υπηρεσιών ηλεκτρονικής έκδοσης στοιχείων» ή ο «Πάροχος Έκδοσης Στοιχείων» είναι ταυτόσημες έννοιες και στην παρούσα απόφαση αναφέρονται ως «πάροχος».
2.1.    Τα στοιχεία πώλησης των υπόχρεων οντοτήτων δύναται να εκδίδονται με τη χρήση υπηρεσιών παρόχου. Όλα τα τιμολόγια ή στοιχεία λιανικής πώλησης που εκδίδονται με τη χρήση υπηρεσιών παρόχου ηλεκτρονικής έκδοσης παραστατικών πωλήσεων, θεωρούνται ηλεκτρονικά τιμολόγια ή ηλεκτρονικά στοιχεία λιανικής πώλησης αντίστοιχα και αναφορικά με την έκδοσή τους ισχύουν οι διατάξεις των άρθρων 14 και 15 του ν.4308/2014.
2.2.    Απαραίτητη προϋπόθεση για την χρήση υπηρεσιών παρόχου είναι η ύπαρξη εγκεκριμένης άδειας καταλληλότητας «Υπηρεσιών Παρόχου για την Ηλεκτρονική Έκδοση Στοιχείων» (Υ.ΠΑ.Η.Ε.Σ.) σε ισχύ.
2.3.     Η άδεια καταλληλότητας Υ.ΠΑ.Η.Ε.Σ. μεταξύ άλλων προσδιορίζει επακριβώς και το μέρος του λογισμικού που αφορά στην αυθεντικοποίηση των παραστατικών (αυθεντικότητα προέλευσης, ακεραιότητα περιεχομένου, αναγνωσιμότητα παραστατικού).
2.4.     Σε όλες τις περιπτώσεις, η έκδοση παραστατικού από την οντότητα μέσω παρόχου, προϋποθέτει την απευθείας επικοινωνία (online -realtime) οντότητας και παρόχου, κατά το χρόνο έκδοσης των παραστατικών, κατά τα ειδικότερα οριζόμενα στις διατάξεις των άρθρων 11 και 13 του ν.4308/2014. .
2.5     Σε κάθε περίπτωση η οντότητα που παρέχει υπηρεσίες παρόχου ηλεκτρονικής έκδοσης στοιχείων πρέπει να είναι διαφορετικό πρόσωπο από την υπόχρεη σε έκδοση παραστατικών οντότητα.
2.6     Στην περίπτωση απώλειας ηλεκτρονικής επικοινωνίας μεταξύ παρόχου και συμβεβλημένης υπόχρεης οντότητας, η υπόχρεη οντότητα μπορεί να εκδίδει τα παραστατικά λιανικής πώλησης με χειρόγραφο τρόπο, κατά τα ειδικότερα οριζόμενα στις διατάξεις της παραγράφου 13 του άρθρου 12 του ν.4308/2014. Εναλλακτικά, η υπόχρεη οντότητα δύναται να εκδώσει τα παραστατικά της με τη χρήση Φορολογικού Ηλεκτρονικού Μηχανισμού ή ηλεκτρονικά με τη χρήση υπηρεσιών άλλου παρόχου, διασφαλίζοντας την αυθεντικοποίηση των εκδιδόμενων παραστατικών, σύμφωνα με τα οριζόμενα στις διατάξεις των άρθρων 14 και 15 του ν.4308/2014. Δεν νοείται η εκ των υστέρων της έκδοσης του παραστατικού αυθεντικοποίηση αυτού.
2.7.     Ο πάροχος λαμβάνει όλα τα απαραίτητα μέτρα ώστε το λογισμικό που χρησιμοποιεί για τις παρεχόμενες Υ.Π.Α.Η.Ε.Σ., να διασφαλίζει πλήρως την έκδοση παραστατικού για κάθε συναλλαγή, καθώς και την αυθεντικοποίηση (αυθεντικότητα προέλευσης, ακεραιότητα περιεχομένου, αναγνωσιμότητα) κάθε εκδιδόμενου παραστατικού. Στην περίπτωση έκδοσης παραστατικού από οντότητα μέσω παρόχου, η υπόχρεη οντότητα εξακολουθεί να φέρει την ευθύνη για την έκδοση των παραστατικών πώλησης, ενώ ο πάροχος φέρει ευθύνη απέναντι στην υπόχρεη οντότητα για τη διασφάλιση της έκδοσης και αυθεντικοποίησης των παραστατικών αυτής, μέσω των παρεχόμενων από αυτόν Υ.ΠΑ.Η.Ε.Σ.
2.8.     Το εκδοθέν παραστατικό τίθεται στη διάθεση του λήπτη σε ηλεκτρονική μορφή με χρήση υποδομών της οντότητας ή/και του παρόχου καθώς και σε έντυπη μορφή εάν αυτό ζητηθεί.
2.9.     Για την υποστήριξη του φορολογικού ελέγχου (προληπτικού και τακτικού) το λογισμικό της Υ.ΠΑ.Η.Ε.Σ. που βρίσκεται στην εγκατάσταση της υπό έλεγχο οντότητας – χρήστη των υπηρεσιών αυτών (Υ.ΠΑ.Η.Ε.Σ.), διαθέτει δυνατότητα ώστε, κατόπιν εισαγωγής παραμέτρων να παρουσιάζει σε συνοπτική ή/και αναλυτική αναφορά, για κάθε εκδοθέν παραστατικό, τα περιεχόμενα των πεδίων του πίνακα Β του άρθρου 9 του Κεφαλαίου 3 της Α.Υ.Ο. ΠΟΑ. 1220/2012.
2.10.     Σε κάθε παραστατικό που εκδίδεται με χρήση υπηρεσιών παρόχου, αναγράφεται ο σειριακός αριθμός ταυτοποίησης του συμβολαίου μεταξύ οντότητας – χρήστη και παρόχου (Υ.ΠΑ.Η.Ε.Σ.) (3 γράμματα και 8 αριθμοί) και ο προοδευτικός αύξων αριθμός αυθεντικοποίησης που δημιουργήθηκε με την χρήση της συγκεκριμένης σύμβασης υπηρεσίας παρόχου (Υ.ΠΑ.Η.Ε.Σ.) για την αυθεντικοποίηση του συγκεκριμένου παραστατικού. Ο προοδευτικός αύξων αριθμός αυθεντικοποίησης είναι ανεξάρτητος από τον τύπο του παραστατικού και από το υπολογιστικό σύστημα που χρησιμοποιείται για την έκδοση των παραστατικών με τη χρήση Υ.ΠΑ.Η.Ε.Σ. Ο συνδυασμός του σειριακού αριθμού του συμβολαίου Υ.ΠΑ.Η.Ε.Σ και του προοδευτικού αύξοντος αριθμού αυθεντικοποίησης χρησιμοποιούνται από τον λήπτη για την επισκόπηση του παραστατικού σε ιστοσελίδα της Α.Α.Δ.Ε.
2.11.    Στα παραστατικά που εκδίδονται με χρήση υπηρεσιών παρόχου, υπάρχει QR code ή ισοδύναμο barcode, στο οποίο εμπεριέχονται πληροφορίες για την άμεση πρόσβαση στην ηλεκτρονική υπηρεσία ή ιστοσελίδα του παρόχου και την άμεση επισκόπηση σε φυλλομετρητή ιστού (browser) ολοκλήρου του παραστατικού.

Άρθρο 3 Άδεια καταλληλότητας Υ.ΠΑ.Η.Ε.Σ. – Ισχύς αδειών – Προϋποθέσεις για λήψη αδειών

3.1.     Προ της διάθεσής στην αγορά και της θέσης της σε λειτουργία, κάθε Υ.ΠΑ.Η.Ε.Σ. λαμβάνει άδεια καταλληλότητας από την Επιτροπή, η οποία χορηγείται με μέριμνα της Δ.ΥΠ.ΗΛ.Υ.
3.2 Η άδεια καταλληλότητας Υ.ΠΑ.Η.Ε.Σ., έχει ισχύ πέντε (5) ετών.
3.3.     Άδεια καταλληλότητας Υ.ΠΑ.Η.Ε.Σ. μπορεί να λάβει κάθε οντότητα πάροχος που έχει έδρα ή δραστηριοποιείται μέσω μόνιμης εγκατάστασης στην Ελλάδα, σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 6 του ν.4172/2013, εφόσον υποβάλλει σχετικό αίτημα στην Επιτροπή. Για την πρώτη εφαρμογή του υπόψη μέτρου, απαιτείται οι αιτούσες άδεια οντότητες να είναι τουλάχιστον δύο.
3.4.     Οι προϋποθέσεις που πρέπει να πληροί μια οντότητα – πάροχος είναι:
α)    Να    διαθέτει το κατάλληλο τεχνικό προσωπικό με επαρκές δίκτυο εξυπηρέτησης.
β)    Να    διαθέτει καταγεγραμμένη και τεκμηριωμένη πολιτική ασφαλείας ως προς την τήρηση
ψηφιακών δεδομένων. Η πολιτική ασφάλειας για την τήρηση των δεδομένων που αφορούν στην αυθεντικοποίηση των παραστατικών και των δεδομένων που πρόκειται να διαβιβαστούν σε βάση δεδομένων της Α.Α.Δ.Ε., πιστοποιείται με ISO 27001, ή εναλλακτικά εφαρμόζεται πολιτική ασφάλειας όπως περιγράφεται στο συνημμένο παράρτημα Β.
γ)    Να    διαθέτει την οικονομική φερεγγυότητα για την ομαλή πορεία της καθ’ όλη την διάρκεια
υποστήριξης των Υ.ΠΑ.Η.Ε.Σ. για τις οποίες έχει λάβει άδεια καταλληλότητας (παράρτημα Α της απόφασης αυτής).

Άρθρο 4 Διαδικασία για την λήψη της άδειας καταλληλότητας Υ.ΠΑ.Η.Ε.Σ.

4.1 Η ενδιαφερόμενη να λάβει άδεια καταλληλότητας Υ.ΠΑ.Η.Ε.Σ. οντότητα – πάροχος καταθέτει σχετικό αίτημα/φάκελο στην Επιτροπή, που εμπεριέχει τα δικαιολογητικά που αναφέρονται στο συνημμένο Παράρτημα Α.
4.2.    Η    ενδιαφερόμενη να λάβει άδεια καταλληλότητας Υ.ΠΑ.Η.Ε.Σ. οντότητα -πάροχος
προσκομίζει στην Επιτροπή:
α) πλήρη αποτύπωση της διαδικασίας έκδοσης των στοιχείων πώλησης καθώς και την τεχνική μεθοδολογία με την οποία εξασφαλίζεται η ασφαλής αυθεντικοποίηση (αυθεντικότητα προέλευσης, ακεραιότητα περιεχομένου, αναγνωσιμότητα) των παραστατικών σύμφωνα με το άρθρο 15 του ν.4308/2014. Αποτυπώνεται επίσης η διαδικασία ελέγχου και επαλήθευσης, προκειμένου να καθίσταται ευχερής η διαδικασία του φορολογικού ελέγχου.
β) πλήρη περιγραφή του τρόπου υλοποίησης και των διεπαφών του λογισμικού που χρησιμοποιείται για επικοινωνία της οντότητας με τον πάροχο και
γ) δείγματα παραστατικών
δ) πλήρη περιγραφή του τρόπου διαβίβασης των δεδομένων φορολογικού ενδιαφέροντος κάθε παραστατικού στην Α.Α.Δ.Ε., σύμφωνα με το πρωτόκολλο επικοινωνίας και κρυπτογράφησης που εφαρμόζονται στον server της Δ.ΥΠ.ΗΛ.Υ. , ο οποίος τρόπος διαβίβασης θα εφαρμόζεται μετά την έκδοση των κανονιστικών πράξεων της παρ.6 του άρθρου 20 του ν.3842/2010.
ε) Σχέδιο πρότυπης σύμβασης που θα συνάπτει με τις οντότητες που θα εξυπηρετεί.
4.3.     Η Επιτροπή δύναται να αναθέτει τους ελέγχους των αιτούμενων για άδεια καταλληλότητας Υ.ΠΑ.Η.Ε.Σ. σε διαπιστευμένο ή πιστοποιημένο εργαστήριο Α.Ε.Ι. το οποίο συντάσσει σχετικά αναλυτική έκθεση αξιολόγησης. Το κόστος των ελέγχων καλύπτεται από την οντότητα που αιτείται την άδεια καταλληλότητας.
4.4.     Με μέριμνα της Δ.ΥΠ.ΗΛ.Υ, συγκεντρώνονται τα στοιχεία αξιολόγησης της πρότασης, γίνεται προέλεγχος των υποβληθέντων δικαιολογητικών της ενδιαφερόμενης να λάβει άδεια καταλληλότητας Υ.ΠΑ.Η.Ε.Σ. οντότητας -παρόχου, και ακολούθως τίθεται ο πλήρης φάκελος στη διάθεση των μελών της Επιτροπής.
4.5.     Η Επιτροπή, εξετάζει τον υποβληθέντα φάκελο από την αιτούσα οντότητα, στον οποίο περιέχεται η έκθεση αξιολόγησης του εξουσιοδοτημένου ή πιστοποιημένου εργαστηρίου Α.Ε.Ι. και τα δικαιολογητικά έγγραφα σύμφωνα με την παράγραφο 4.2 του παρόντος άρθρου και την παράγραφο Α1 του Παραρτήματος Α της παρούσης και αποφασίζει αναφορικά με την έκδοση ή μη της άδειας καταλληλότητας Υ.ΠΑ.Η.Ε.Σ. στην αιτούσα οντότητα.

Άρθρο 5 Υποχρεώσεις Παρόχου

5.1.     Ο πάροχος τηρεί επικαιροποιημένο κατάλογο των οντοτήτων που συμβάλλεται.
5.2.     Ο πάροχος είναι υποχρεωμένος να παρέχει άμεση πρόσβαση στο σύνολο των δεδομένων που αφορούν κάθε οντότητα με την οποία συμβάλλεται, στην ίδια την οντότητα, στις αρμόδιες Υπηρεσίες της Α.Α.Δ.Ε., για τη διενέργεια ελέγχων, καθώς και σε άλλες Αρχές με την επιφύλαξη των διατάξεων περί φορολογικού απορρήτου.
5.3.     Ο πάροχος είναι υποχρεωμένος να παρέχει πρόσβαση στον λήπτη του παραστατικού, για το σύνολο των δεδομένων του συγκεκριμένου παραστατικού που εξέδωσε μια οντότητα -χρήστης των υπηρεσιών του παρόχου.
5.3.     Σε περίπτωση διακοπής της συνεργασίας μεταξύ παρόχου και συμβεβλημένης οντότητας, ο πάροχος υποχρεούται να παραδώσει στην οντότητα το σύνολο των παραστατικών σε ηλεκτρονικό μέσο τεχνολογίας WORM (μιας εγγραφής μόνο). Στα παραστατικά που παραδίδονται περιλαμβάνονται επιπρόσθετα:
•     ψηφιακή σύνοψη που έχει υπολογισθεί επί του συνόλου των δεδομένων, υπογεγραμμένη με χρήση έγκυρου ψηφιακού πιστοποιητικού του παρόχου,
•     το δημόσιο κλειδί του ψηφιακού πιστοποιητικού του παρόχου.
5.4.     Ο πάροχος εφαρμόζει την εγκεκριμένη στην χορηγηθείσα άδεια καταλληλότητας Υ.ΠΑ.Η.Ε.Σ πιστοποιημένη πολιτική ασφαλείας ως προς τη διαθεσιμότητα και την ακεραιότητα των δεδομένων που διαχειρίζεται.
5.5.     Ο πάροχος είναι υπεύθυνος για την ταυτοποίηση της οντότητας που υποστηρίζει και με την οποία συμβάλλεται.
5.6.     Ο πάροχος διαβιβάζει τα δεδομένα φορολογικού ενδιαφέροντος κάθε συναλλαγής στην Α.Α.Δ.Ε. (μετά την έκδοση των κανονιστικών πράξεων της παρ.6 του άρθρου 20 του ν,3842/2010).
5.7.     Ο πάροχος έχει υποχρέωση διαφύλαξης των δεδομένων των παραστατικών και των αντίστοιχων στοιχείων αυθεντικοποίησης και τεκμηρίωσης αυτών για την κάθε οντότητα με την οποία συμβάλλεται, για όσο χρόνο συμφωνεί με την οντότητα – χρήστη των υπηρεσιών του και τουλάχιστον για το χρόνο διαφύλαξης των λογιστικών αρχείων που προβλέπεται για την υπόχρεη οντότητα με τις διατάξεις του άρθρου 7 του ν. 4308/2014.
5.8.     Η τήρηση της πολιτικής ασφαλείας για κάθε Υ.ΠΑ.Η.Ε.Σ. διασφαλίζεται με ετήσιους τακτικούς και έκτακτους ελέγχους από το ορισμένο από την Επιτροπή εργαστήριο ΑΕΙ όπως αναφέρεται στο άρθρο 4 περίπτωση 4.3 της παρούσας Απόφασης, το οποίο υποβάλλει σχετικές αναφορές στην Επιτροπή.
5.9.     Ο πάροχος διαθέτει στις συμβαλλόμενες οντότητες -με κάθε συμβόλαιο Υ.ΠΑ.Η.Ε.Σ. – βιβλίο οδηγιών χρήσης ή εναλλακτικά ηλεκτρονικές οδηγίες στα Ελληνικά.
5.10.     Για κάθε τροποποίηση των διαδικασιών ή αναβάθμιση του software Υ.ΠΑ.Η.Ε.Σ. που έχει λάβει άδεια καταλληλότητας, ο πάροχος υποβάλει σχετικό αίτημα με περιγραφή των προτεινομένων αλλαγών στην Επιτροπή και με υπεύθυνη δήλωση διαβεβαιώνει ότι η αναβάθμιση αυτή πληροί τα οριζόμενα στο άρθρο 15 του ν.4308/2014 και δεν αλλοιώνει ούτε επηρεάζει την ασφάλεια των καταχωρούμενων φορολογικών δεδομένων. Το αίτημα πρέπει να συνοδεύεται από σχετικό πιστοποιητικό από το διαπιστευμένο ή πιστοποιημένο εργαστήριο Α.Ε.Ι. που έχει οριστεί από την Επιτροπή. Ακολούθως η Επιτροπή αποφασίζει επί του αιτήματος σε συνεδρίασή της.
5.11.     Ο πάροχος εκπαιδεύει την υπόχρεη οντότητα στις διαδικασίες σχετικά με τη χρήση των υπηρεσιών παρόχου για την ηλεκτρονική έκδοση στοιχείων (Υ.ΠΑ.Η.Ε.Σ.) και την ενημερώνει για τις συμβατικές της υποχρεώσεις της.
5.12.     Ο πάροχος υποχρεούται να εξασφαλίζει την ανωνυμία των εκδιδόμενων στοιχείων λιανικής πώλησης και την προστασία των προσωπικών δεδομένων του λήπτη στοιχείου λιανικής πώλησης.
5.13.     Ο πάροχος υποβάλλει στην Επιτροπή λίστα συμβάντων και προσωρινών διακοπών λειτουργίας των οντοτήτων-χρηστών Υ.ΠΑ.Η.Ε.Σ. και σχετική συνοπτική έκθεση. Η λίστα υποβάλλεται μέχρι το τέλος Ιανουάριου και αφορά στο προηγούμενο έτος.
5.14.     Ο πάροχος καταγράφει τις διακοπές της απευθείας επικοινωνίας με τους χρήστες Υ.ΠΑ.Η.Ε.Σ. σε σχετικό αρχείο (log file). Κάθε αρχείο υποβάλλεται στην Επιτροπή μέχρι το τέλος Ιανουάριου του επόμενου έτος από αυτό που αφορά.
5.15.     Ο πάροχος εξασφαλίζει ότι ο χρόνος παρεχόμενης υπηρεσίας προς οποιοδήποτε οντότητα- χρήστη Υ.ΠΑ.Η.Ε.Σ. ανέρχεται τουλάχιστον σε 99% του χρόνου που παρέχεται από το τηλεπικοινωνιακό δίκτυο.
5.16.     Ο πάροχος πριν την έκδοση ενός παραστατικού διενεργεί τις εξής διαδικασίες: λαμβάνει και αυθεντικοποιεί έκαστο παραστατικό με την έκδοση Hash value χρησιμοποιώντας αλγόριθμο SHA- 1 ή SHA-3 με έξοδο 40 hex chars. Στην είσοδο του hash αλγορίθμου περιλαμβάνεται απαραίτητα ο σειριακός αριθμός του συμβολαίου Υ.ΠΑ.Η.Ε.Σ., ο Α.Φ.Μ. της οντότητας, ο προοδευτικός αύξων αριθμός αυθεντικοποίησης και το κείμενο του παραστατικού. Ταυτόχρονα με την διαδικασία αυθεντικοποίησης, δημιουργείται αρχείο e.txt με πεδία όπως ορίζονται στον πίνακα Β του άρθρου 9 του Κεφαλαίου 3 της Α.Υ.Ο. ΠΟΑ 1220/2012, όπου αντί σειριακού αριθμού Φ.Η.Μ. νοείται σειριακός αριθμός συμβολαίου Υ.ΠΑ.Η.Ε.Σ. και αντί του αύξοντος αριθμού προοδευτικών σημάνσεων νοείται ο προοδευτικός αύξων αριθμός αυθεντικοποίησης.
5.17.     Ο πάροχος παρέχει ηλεκτρονική πρόσβαση στις αρμόδιες Ελεγκτικές Αρχές και Υπηρεσίες για τον έλεγχο της διαθεσιμότητας επικοινωνίας του με τις οντότητες που συμβάλλεται.

Άρθρο 6 Μεταβίβαση Υ.ΠΑ.Η.Ε.Σ.

Δεν παρέχεται δυνατότητα μεταβίβασης χρήσης συμβολαίου Υ.ΠΑ.Η.Ε.Σ. από οντότητα-χρήστη σε άλλη οντότητα-χρήστη .
Άρθρο 7
Αποκλίσεις λειτουργίας των εγκεκριμένων Υ.ΠΑ.Η.Ε.Σ.
Αποκλίσεις λειτουργίας των εγκεκριμένων Υ.ΠΑ.Η.Ε.Σ. που εντοπίζονται από αρμόδια ελεγκτικά όργανα ή από καταγγελίες αναφέρονται στην Επιτροπή, η οποία ακολούθως συντάσσει έκθεση με την στοιχειοθέτηση της απόκλισης λειτουργίας και μέσω της Δ.ΥΠ.ΗΛ.Υ. τη διαβιβάζει στην αρμόδια Υπηρεσία της Α.Α.Δ.Ε. Η Επιτροπή σ’ αυτήν την περίπτωση δύναται να εφαρμόσει τα οριζόμενα στο άρθρο 1.3 της παρούσας απόφασης.

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Α

ΦΑΚΕΛΟΣ ΑΔΕΙΑΣ ΚΑΤΑΛΛΗΛΟΤΗΤΑΣ – ΥΠΟΒΑΛΛΟΜΕΝΑ ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΑ Α.1 ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΑ ΑΔΕΙΑΣ ΚΑΤΑΛΛΗΛΟΤΗΤΑΣ

Για να λάβει άδεια καταλληλότητας Υ.ΠΑ.Η.Ε.Σ., η ενδιαφερόμενη οντότητα- πάροχος υποβάλλει τα παρακάτω δικαιολογητικά:
α)    Καταστατικό της οντότητας που αιτείται την άδεια καταλληλότητας Υ.ΠΑ.Η.Ε.Σ.
β)    Πιστοποιητικό ασφάλειας ISO-27001 σε ότι αφορά την τήρηση ψηφιακών δεδομένων
αυθεντικοποίησης παραστατικών και ψηφιακών δεδομένων που πρόκειται να διαβιβαστούν σε βάση δεδομένων της Α.Α.Δ.Ε. ή εναλλακτικά συμμόρφωση στην πολιτική ασφαλείας που περιγράφεται στο παράρτημα Β.
γ)    Συνοπτική αναφορά των χαρακτηριστικών της Υ.ΠΑ.Η.Ε.Σ.
δ)    Αποδεικτικό φορολογικής ενημερότητας.
ε)    Βεβαίωση μη οφειλής ασφαλιστικών εισφορών.
στ)    Πιστοποιητικό περί μη κατάθεσης αίτησης πτώχευσης.
ζ)    Πιστοποιητικό περί μη πτώχευσης.
η)    Πιστοποιητικό περί μη θέσης σε εκκαθάριση.
θ) Περιγραφή των εργαλείων και διαδικασιών για τον έλεγχο της ακεραιότητας του περιεχομένου και της αυθεντικότητας της προέλευσης των εκδοθέντων στοιχείων και αρχείων.
Α.2 ΤΡΟΠΟΣ ΥΠΟΒΟΛΗΣ
Τα ανωτέρω δικαιολογητικά υποβάλλονται σε έντυπη ή ηλεκτρονική μορφή.