Ο υπεύθυνος της βάρδιας στην υπηρεσία καθαριότητας το συγκεκριμένο βράδυ που επικοινώνησε με τον Φρούραρχο της Βουλής και χωρίς να ενημερώσεις τους προϊστάμενους και τους υπεύθυνους του δήμου απέστειλε συνεργείο, το οποίο προχώρησε στο σβήσιμο των ονομάτων.
Σύμφωνα με το έγγραφο που περιγράφει το αποτέλεσμα της Προκαταρκτικής Εξέτασης που πραγματοποίησε ο Δήμος Αθηναίων, υπεύθυνος της βάρδιας «δεν ενημέρωσε για την σοβαρότητα της κατάστασης ως όφειλε τον Προϊστάμενο του Τμήματος καθώς και τον Προϊστάμενο της Διεύθυνσης» ώστε να ενημερωθεί και η αρμόδια αντιδήμαρχος Ρ. Μπέη για να υπάρξει εκτίμηση της κατάστασης και «καθορισμός περαιτέρω ενεργειών».